Avviksmodulen – Brukerveiledning
Formål
Formålet med denne avviksprosessen er å etablere en strukturert tilnærming for å identifisere, adressere og løse problemer eller avvik fra etablerte standarder eller prosedyrer innen organisasjonen, og til slutt sikre kvalitet, overholdelse og effektivitet av dens operasjoner. Arbeidsflyten gjennom åpne, fullføre og lukkede tilstander hjelper til med å systematisk håndtere og spore fremgangen med avvikshåndtering fra oppdagelse til endelig løsning og gjennomgang.
Hver tilstand i arbeidsflyten har et svært spesifikt formål
Åpne tilstand
"Åpne"-tilstanden er den initielle fasen der et avvik identifiseres og registreres. Under denne fasen er de primære målene å:
Samle informasjon og detaljer om avviket.
Identifisere rotårsaken til avviket.
Bestemme de korrigerende tiltakene som kreves for å håndtere problemet.
Tilordne ansvar for å implementere disse korrigerende tiltakene.
Starte prosessen med å løse avviket.
Essensielt sett innebærer denne fasen deteksjon og initial respons på avviket, og sikrer at det blir riktig dokumentert og at korrigerende tiltak blir iverksatt umiddelbart.
Når de korrigerende tiltakene er vellykket implementert, kan avviket flyttes til "Fullført"-tilstanden.
Fullført tilstand
"Fullført"-tilstanden følger "Åpne"-tilstanden og er den endelige fasen i avviksprosessen, og den bør involvere organisasjonens administrasjon. I løpet av denne fasen:
En grundig gjennomgang av hele avviksprosessen, fra oppdagelse til gjennomføring av korrigerende tiltak, gjennomføres.
Administrativ beslutninger kan treffes angående effektiviteten av prosessen og de gjennomførte tiltakene.
Dokumentasjonen arkiveres for fremtidig referanse eller revisjonsformål.
Eventuell nødvendig kommunikasjon eller rapportering, både internt og eksternt, fullføres.
Denne fasen sikrer at organisasjonens administrasjon har tilsyn og kontroll over avviksprosessen, og bekrefter at problemet er tilstrekkelig adressert og løst i samsvar med organisasjonens standarder og målsetninger.
Lukket tilstand
"Stengt"-tilstanden fungerer som et arkiv for alle lukkede avvik. Dette betyr at all dokumentasjon relatert til avviket, inkludert detaljer om avviket selv, de gjennomførte korrigerende tiltakene, verifikasjons- og valideringsresultater, beslutninger tatt under den administrative gjennomgangen, og eventuelle rapporter eller kommunikasjon relatert til avviket, blir lagret og organisert systematisk.
Tidsstempel og handlinglogging
"Stengt"-tilstanden opprettholder en nøye logg over tidsstempler og handlinger for hvert registrerte avvik. Denne loggingen tjener flere formål:
Historisk referanse:
Tidsstempler gir en historisk oversikt, som lar organisasjonen spore tidslinjen for hvert avvik, fra oppdagelse til løsning og avslutning.
Ansvarlighet:
Ved å logge handlinger som er tatt, kan organisasjonen opprettholde ansvarlighet. Dette inkluderer å registrere hvem som var ansvarlig for hver handling og når den ble fullført, og sikrer åpenhet i løsningsprosessen.
Gjenåpning av stengte avvik:
En unik aspekt av denne "Stengt"-tilstanden er evnen til å gjenåpne lukkede avvik. Denne funksjonen er avgjørende fordi den lar organisasjonen adressere situasjoner der et tidligere lukket problem dukker opp igjen eller blir funnet å være utilstrekkelig løst.
Kriterier for gjenåpning:
Tydelig definerte kriterier bør være på plass for å regulere når et lukket avvik kan gjenåpnes. Dette kan inkludere oppdagelse av ny informasjon, bevis for at de korrigerende tiltakene var ineffektive, eller en gjentakelse av samme problem.
Gjennomgang på nytt:
Når et lukket avvik gjenåpnes, gjennomgår det en ny vurdering, som kan inkludere å vurdere rotårsaken på nytt, gjennomgå tidligere korrigerende tiltak, og bestemme behovet for ytterligere eller modifiserte tiltak.
Oppdatering av dokumentasjon:
Mens "Stengt"-tilstanden primært fokuserer på arkivering, krever gjenåpning av et avvik oppdateringer av dokumentasjonen for å gjenspeile nye utviklinger og handlinger som er tatt under gjenåpningsprosessen.
Oppsummert fungerer denne versjonen av "Stengt"-tilstanden primært som et arkiv og lager for lukkede avvik. Den fører nøye logg over tidsstempler og handlinger, og sikrer en omfattende historisk oversikt over hvert avvik. Evnen til å gjenåpne lukkede avvik er en viktig funksjon, som lar organisasjonen effektivt håndtere tilbakevendende eller utilstrekkelig løste problemer.
Related Articles
Innkjøp — brukerveiledning
Se artikkelen https://support.ccom.no/portal/en/kb/articles/purchase-setup#Setup for oppsett. Innkjøpsprosess Innkjøpsmodulen er en essensiell komponent i ethvert effektivt innkjøpssystem, designet for å gjøre det letter å administrere hele ...Dokumentmodul – Brukerveiledning
Hvordan opprette, skrive, redigere og godkjenne dokumenter i Dokument-modulen. 1. Innledning I denne artikkelen vil vi beskrive hvordan man legger til og redigerer dokumenter i Dokument-modulen som en vanlig bruker, samt forklare arbeidsflyten i ...Skift og Bemanning – Brukerveiledning
1. Formål Formålet med Skift og Bemanningsmodulen er å effektivt administrere og opprettholde en oppdatert mannskapsliste for en maritim eller lignende virksomhet. Dette systemet betjener flere nøkkelroller: Sanntids Mannskapsliste Systemet gir en ...Rettighetsredigering
Merk: Denne artikkelen er ufullstendig! Følg med for mer innhold... Vi oppdaterer artiklene våre kontinuerlig. 1. Introduksjon og bakgrunn Rettighetsredigering lar deg manuelt kontrollere hvilke rettigheter eller tilgangsrettigheter en ...