Hvordan opprette dokumentstrukturer og legge til menyelementer.

1. Innledning

Merk: En analogi til denne typen dokumentstruktur er å se på den som en filstruktur i et operativsystem som Windows, MacOS eller Linux (ofte kalt et katalogtre eller et mapper-system). Som admin-bruker i CCOMX oppretter du mappen og undermappene. Som vanlig bruker legger du til, redigerer og fjerner dokumenter/filer.

1.1 Formål med modulen

1. Gi leietakerne muligheten til å organisere dokumentene sine på tvers av mange forskjellige avdelinger (skip).
2. Gjøre det enklere for vanlige brukere av avdelingene å opprette og legge til dokumenter i strukturen.
3. Forhåndsdefinere en dokumentstruktur på forhånd slik at vanlige brukere kan fokusere på å opprette, skrive og redigere dokumentene.
   

1.1.2 Nøkkelfunksjoner

Merk: En måte å se på denne separasjonen av bekymringer på er å se på Admin-innstillingene til Dokumentmodulen som Del 1 av modulen, og Brukersiden av Dokumentmodulen som Del 2. Brukerne av Del 1 legger grunnlaget ved å strukturere mappene mens brukerne av Del 2 skriver dokumentene og plasserer dem i riktig mappe.

2. Komme i gang

2.1 Navigering til Admin-innstillingene for Dokumentmodulen

2.2 Opprette en ny struktur

1. Nå med sidemenyen for Admin-innstillinger synlig. Finn og høyreklikk på Dokumentfanen under Dokumentasjon og rapporter header for å åpne Dokumentmodulen.
2. Klikk på + Ny struktur-knappen for å opprette ditt første menyelement.
   

2.3 Brukergrensesnittoversikt

1. ID: Vennligst oppgi et passende ID-nummer for strukturen, en god praksis er å telle heltall fra 1.
2. Navn: Oppgi et passende navn for strukturen. Merk at grunnen til at dette kalles en Dokumentstruktur er fordi det tiltenkte formålet er å opprette samlinger av dokumenter som kan settes til å være avdelingsspesifikke (skip) samt felles for to eller flere eller alle tilgjengelige avdelinger.
3. Avdelinger: Klikk på dette feltet og velg avdelingene du ønsker å ha tilgang til denne Dokumentstrukturen.
   

3. Konfigurere strukturen din

1. For å konfigurere eller redigere en struktur, venstreklikk på strukturen du ønsker å jobbe med.

Legg merke til at i dette eksemplet har vi opprettet to strukturer som er avdelingsspesifikke (tegninger for to bestemte fiskefartøy henholdsvis). Men i den markerte strukturen, den vi nettopp opprettet, har vi til hensikt å legge alle dokumentene som er felles for mer enn ett fartøy.

3.1 Legge til et nytt rot-element / menyelement

1. Klikk på + Nytt rot-element-knappen.
   

I eksemplene i denne artikkelen legger vi til tall foran navnet på elementet slik at det vises som en nummerert liste. Bokstaver A-Z vil også ordne elementene dine.

1. Navn: Gi en passende navn for denne samlingen (mappe) av dokumenter. Vi starter med "Manualer" i dette eksemplet siden det er en vanlig kategori som finnes på skip.
   

1. Plassering: Velg strukturen du vil plassere denne samlingen i. Hvis du velger rot, vil samlingen bli plassert som en Dokumentstruktur tilpasset avdelingen du for øyeblikket har valgt. Dette er en snarvei hvis du vil opprette nye strukturer i stedet for underkategorier.

Merk at popup-vinduet sier Legg til nytt menyelement og dette kan være forvirrende ettersom knappen du klikket på sier + Nytt rot-element. Popup-vinduet lar oss opprette menyelementer til dokumentstrukturen, og for sluttbrukeren vil rot-elementene se ut som menyelementer som vi vil se etter at vi har gått gjennom denne delen.

3.2 Legge til ikoner på menyelementer

Ikonene brukes for å gjøre det enklere å navigere i menyelementene og bruke strukturen. Ikoner som brukes for menyelementene er fra Googles Material Design og kan ses i en oversikt her: Material Symbols and Icons - Google Fonts.

Nedenfor er noen forslag til vanlig brukte ikoner brukt i noen av eksemplene i denne artikkelen sammen med deres respektive søkeord:

3.3 Redigere, slette eller legge til delavsnitt i det nye rot-elementet / menyelementet

1. + Lar deg legge til en ny underkategori i dette menyelementet.
2. - Lar deg slette dette menyelementet.
3. ✏️ Lar deg redigere menyelementdetaljene.
   

3.4 Eksempel: Hvordan vil dette se ut på brukersiden?

4. Avansert funksjonalitet

4.1 Hvordan legge til ytterligere delavsnitt til Dokumentstrukturens menyelementer.

1. Si vi ønsker å legge til en ny kategori for IHM-dokumenter. Vi klikker på + -knappen til høyre for menyelementet vi ønsker å legge til en underkategori til, i dette eksemplet ønsker vi å legge til en underkategori med navnet "2019" til menyelementet IHM Arkiv.
   

1. Navn: Navnet på det nye delavsnittet
2. Plassering: Strukturen du vil plassere den i.
3. Ikon: Et passende ikon slik at sluttbrukeren tydelig kan se hvilke dokumenter det er for. I dette eksemplet har vi brukt måned i kalenderen.
   

Skjermbilde som viser den nyopprettede menyelementunderkategorien for IHM-arkivet.

4.2 Hvordan den nye underkategorien vises for brukeren

For mer informasjon om Brukersiden av Dokumentmodulen, gå til Dokumentmodul - Brukervisning for en detaljert trinnvis artikkel om hvordan du legger til dokumenter i strukturen.