Lesebekreftelse
Lesebekreftelser (Read Receipts)
Lesebekreftelser er en loggfunksjon som gjør det mulig å dokumentere og følge opp hvem som har lest et dokument.
Denne funksjonen gjør det enklere å se om mannskapet har lest nødvendig dokumentasjon, og å kunne presentere dette for eksterne kunder og myndigheter.
Denne funksjonen gjør det enklere å se om mannskapet har lest nødvendig dokumentasjon, og å kunne presentere dette for eksterne kunder og myndigheter.
Lesebekreftelser aktiveres separat for hver avdeling/fartøy.
Lesebekreftelser tilbyr følgende funksjoner:
| Funksjon | Beskrivelse |
| Legg til mottakere | Gir deg mulighet til å definere hvem som skal omfattes av en lesebekreftelse |
| Slett lesebekreftelse | Gir deg mulighet til å slette en eksisterende lesebekreftelse |
| Avbryt forespørsel om lesebekreftelse | Mulighet for å fjerne en bruker fra listen over lesebekreftelser |
| Oversikt over berørte brukere | Lesebekreftelsessiden gir en oversikt over alle brukere som er berørt, samt hvilke avdelinger, stillinger, stillingsgrupper og roller som er tilordnet bekreftelsen |
| Antall brukere | En teller som gjør det enkelt å se hvor mange av de tildelte brukerne som har lest det aktuelle dokumentet |
Hvordan bruke lesebekreftelser
Hvordan aktivere lesebekreftelser
Redigere og gjennomgå lesebekreftelser
Hvordan bruke lesebekreftelser
Hvordan bruke lesebekreftelser
Når lesebekreftelser er aktivert, vil du få en ny knapp på Dokumentsiden.
For å tilordne en bruker en lesebekreftelse har du tre alternativer:
- Du kan tilordne den når du lagrer dokumentet og øker revisjonsnummeret
- Tilordne ved opprettelse av et nytt dokument
- Tilordne fra en revisjon
Du kan se et eksempel på dette nedenfor, når vi oppretter et nytt dokument:
Når en bruker har fått tildelt en lesebekreftelse, vil de få et popup‑varsel i Dashboardet sitt for enkelt å kunne navigere til og lese dokumentet.
Hvordan aktivere lesebekreftelser
Hvordan aktivere lesebekreftelser
For å aktivere Lesebekreftelser må vi først navigere til innstillingssiden for dokumenter. Dette gjøres som vist nedenfor:
Administratorinnstillinger → Dokumenter → Innstillinger → Lesebekreftelser
For å aktivere funksjonen velger vi Rediger og klikker på "Aktiver lesebekreftelser for denne avdelingen"
Når funksjonen for lesebekreftelser er aktivert for en avdeling, vil det bli loggført hvem som har aktivert funksjonen.
Redigere og gjennomgå lesebekreftelser
Redigere og gjennomgå lesebekreftelser
Ved å navigere i menystrukturen kan vi tilordne en lesebekreftelse til en bruker ved å velge knappen Legg til mottakere.
Her kan vi velge de stillingene og avdelingene vi ønsker at lesebekreftelsen skal gjelde for.
Lenger ned på siden kan vi se de tildelte brukerne og deres status, samt fjerne brukere vi ikke ønsker skal ha kravet om å lese dokumentet.
Lesebekreftelser på brukerprofiler
På profilsiden kan hver bruker se sine lesebekreftelser, vist som en logg over alle tildelte og leste lesebekreftelser.
Disse kan også finnes via siden Brukere & Pax i administratorinnstillingene.
Siden gir en oversikt over dokumentene som er tildelt deg for lesing, og gjør det enkelt å kontrollere og følge opp dokumentoppdateringer.
Dette hjelper mannskapet med å overholde krav til etterlevelse (compliance) og gjør revisjoner enklere å gjennomføre.
Oversikten sparer tid ved å forenkle verifiseringsprosessen og reduserer behovet for manuell oppfølging.
Filtre for lesebekreftelser
Lesebekreftelser tilbyr ulike filteralternativer som forenkler revisjon og kontroll av etterlevelse av selskapets retningslinjer.
Filtrene kan brukes i oversikten for å begrense søkeresultatene og gjøre visningen mer oversiktlig ved kun å vise informasjon som er relevant for deg.
Filter option | Description |
Pending | Lesebekreftelser som er tildelt brukeren, men som ennå ikke er lest. |
Lese | Dokumentet er bekreftet lest av brukeren. |
Avbrutt | Lesebekreftelsen ble tildelt, men er senere fjernet. |