1. Innledning

2. Oversikt over brukergrensesnittet

Merk: Du trenger administratorrettigheter for å opprette og redigere Dokumentstrukturer. For en trinnvis artikkel om hvordan du oppretter strukturer og legger til menyelementer, gå til: Dokumentmodul - Administrasjonsinnstillinger.

1. Navigasjonsside for Dokumentstruktur: I dette eksempelet kan du se en fullt utviklet Dokumentstruktur. Her klikker du på strukturen og menyelementet du ønsker å legge til eller arbeide med dokumenter.
   
2. Navigasjonstopplinje for Dokumentarbeidsflyt: Den fungerer som en sorteringsfilter ved å vise dokumentene i Dokumenttabellen (se punkt 4) basert på hvilken fane du har valgt av de 8 kategoriene:
3. Søkefelt: Her kan du søke etter et spesifikt dokument, brukernavn eller tilknyttede nøkkelord.
4. Dokumenttabell: Denne tabellen sorterer alle dokumentene knyttet til avdelingen din (skip) basert på hvilken fane du har valgt i navigasjonstopplinjen for Dokumentarbeidsflyt.

Merk: Du trenger administratorrettigheter for å opprette og redigere Dokumentstrukturer. For en trinnvis artikkel om hvordan du oppretter strukturer og legger til menyelementer, gå til: Dokumentmodul - Administrasjonsinnstillinger..

2.1 Dokumentstruktur og menyelementer

2.2 Navigasjonslinje for Dokumentarbeidsflyt

1. Publisert: Alle dokumenter uavhengig av deres Arbeidsflytstatus finnes her.
   Merk: Som standard åpnes modulen på publiserte dokumenter.
2. Utkast: Alle dokumenter lagret som utkast.
3. Til godkjenning: Alle dokumenter som trenger godkjenning fra brukere med høyere rettigheter, vises her for brukeren som har tilgang til å godkjenne dokumentet.
4. Endringsforespørsler: Dokumenter som er redigert av brukere på lavere nivå, og som trenger godkjenning fra en bruker med høyere tilgang, vises her for brukeren som har tilgang til å godkjenne endringsforespørselen.
5. Under revisjon: Alle endringsforespørsler som er åpnet, men ikke godkjent, vil havne her med status Under revisjon (tenk på dette som et utkast for åpne endringsforespørsler).
6. Avvist: Dokumenter som ikke er godkjent, men som trenger ytterligere forbedringer, vil bli avvist for brukeren som skriver dokumentet.
7. Deaktivert: Dette fungerer som en myk sletting der dokumentet tas ut av Arbeidsflytstatusene (Publisert, Til godkjenning, Endringsforespørsler, Under revisjon, Avvist). Dette kan være nyttig for noen kunder som har et stort antall dokumenter, og som trenger å midlertidig sette et publisert dokument på vent til det er hentet inn detaljer, hendelser eller materialer som er nødvendig for å fullføre og godkjenne dokumentet.
8. Slettet: Dokumenter som er slettet, kan bli funnet her.
   

Merk: I henhold til regelverkskrav blir ingen data eller dokumenter i CCOMX permanent slettet.

3. Funksjonalitet

3.1 Hvordan opprette et nytt dokument

3.1.1 Oversikt over Tekstredigeringsverktøyet

1. Toppknapperad: lar deg avbryte, lagre (som utkast), sende til godkjenning eller publisere dokumentet.
2. Tekstboks: Dette er tekstredigeringsverktøyet ditt, det fungerer på samme måte som Microsoft Word eller lignende tekstredigeringsverktøy.
3. Dokumentegenskaper: Her spesifiserer du hvordan dokumentet vil bli integrert opp mot andre moduler i CCOM X.
4. Vedlegg: Her kan du laste opp vedlegg til dokumentet ditt.
   

3.1.2 Toppknapperaden

1. Avbryt: Dette avbryter utkastet ditt, det vil ikke bli flyttet til Slettet-kategorien i Navigasjonstopplinjen for Dokumentarbeidsflyt.
2. Lagre: Dette lagrer ditt nåværende arbeid som et utkast.
3. Send til godkjenning: Dette sender dokumentet til den ansvarlige eieren av dokumentet.
4. Lagre og publisere: Dette lagrer dokumentet ditt som et publisert dokument. Hvis det er behov for bekreftelser eller revisjoner for dette dokumentet, vil varsler for dokumentets status deretter bli vist i Dokumenttabellen i modulen.
   

Tips! Du kan også søke etter dokumentet ved å skrive inn dokumenttittelen i søkefeltet til denne modulen.

3.2 Verktøylinjen for tekstboks

3.3 Dokumentmetadata

1. Navn: Gi en tittel til dokumentet.
2. Plassering: Velg hvilket menyelement dette dokumentet skal knyttes til. Standard er menyelementet du er på.
3. Avdelingsspesifikk bryter: Bryter for å gjøre dokumentet avdelingsspesifikt.
4. Avdeling: Velg avdelingen eller avdelingene du vil at dokumentet skal tilhøre.
5. Tilgang: Velg stillingen(e) eller stillingsgruppen(e) tilknyttet avdelingen som skal ha tilgang til dette dokumentet. Dersom ingen er valgt, vil alle brukere med generell lesetilgang for avdelingen kunne se dokumentet.
6. Ansvarlig eier: Velg stillingen(e) og/eller stillingsgruppen(e) tilknyttet avdelingen som vil være ansvarlig for dokumentets livssyklus.
7. Varsler: Velg et varsel du vil knytte til dette dokumentet.
8. Neste revisjonsdato: Velg en dato når dette dokumentet må revideres.
   

3.4 Legge til vedlegg til et dokument

1. Dra og slipp: Dra filene dine inn i popup-vinduet.
2. Velg en fil: Klikk på teksten Velg en fil for å velge en fil fra disken.
3. Avbryt: Lukk dialogboksen uten å legge ved fil.
4. Lagre: Lagre den valgte filen som vedlegg.