Arbeids- og Hviletidsmodul

Funksjonalitet 

Hviletidsmodulen er tett integrert med bemanningsmodulen. Bemanningsmodulen har to varianter – aktivitetsbasert og reisebasert. Vi har valgt å behandle dem nesten likt, fordi mannskapet skal kunne jobbe på samme måte uavhengig av hvilken type fartøy de tjenestegjør på. 

I begge tilfeller må en person være bekreftet om bord før vedkommende kan tildeles en arbeidstidsoversikt (WS – Work Schedule, dvs. vaktmønsteret). Denne genereres automatisk hver dag kl. 23:59 for den foregående dagen. Dermed er det svært lite behov for manuell registrering, med unntak av overtid eller endringer i vaktmønsteret.  

Administrasjonsflyt 

1. En administrator (enten kontorpersonell eller kaptein/styrmann) setter opp ulike maler for arbeidstidsoversikter (WS) i administrasjonsdelen. Malene får navn, og det markeres arbeidstid eller hviletid på tidslinjen.   

 

Merk: Tidslinjen gjenspeiler ikke faktiske klokkeslett, men timer fra start på første vakt.   

 

For eksempel, om man jobber 6–6, lager man kun én mal, og legger på starttidspunktet når arbeidstidsoversikten senere tildeles personer. Det er lurt å navngi malene presist, slik at det er tydelig for alle (eksempel: Dagvakt, Nattvakt, SeksAvSeksPå, Byssa).   

2. Administrator kan også opprette arbeidsplaner (WP – Work Plan) som håndterer avvik fra normal drift, f.eks. ekstra arbeidstimer som bryter hviletidsregler, eller en «reise-hjem-dag». Ved å tildele mannskapet en arbeidstidsplan (WP) siste dag ombord, kan man legge inn bare vaktene som faktisk arbeides før mannskapet reiser på fri, og dermed sikre at ikke hele døgnet registreres i den signerte hviletidsrapporten. 

MERKNAD: Når man setter opp en arbeidsplan (WP), så må man også legge til en påfølgende arbeidstidsoversikt (WS). Dette for å ha noe å “falle tilbake på” hvis den ansatte likevel ikke forlater skipet (f.eks ved manglende avløser). Det anbefales derfor å legge inn den arbeidstidsoversikten som den ansatte fulgte før planlagt hjemreisedag. 

3. I tillegg definerer administrator overtidskategorier som merkes på alt ekstra arbeid.   

4. Til slutt må administrator angi hvilke stillinger i selskapet som skal registrere arbeid- og hviletid. Dette gjøres ved å huke av i admin-visningen per stilling (typisk maritimt mannskap inkludert bysse, men ikke eksternt servicepersonell).   

Ombord-administrasjon (Kaptein eller delegert) 

Før du kan se noen i modulen, må du bekrefte personellet om bord fra skjermbildet for manglende bekreftelse i Skift og Bemanning, eller legge personellet til på en aktiv tur hvis du bruker Turbasert Skift og Bemanning.

Det vil da være synlig i oversikten over nåværende personell at personellet ikke har fått tildelt en arbeidsplan.

Arbeidsplanene tildeles i Hviletidsmodulen på venstre side av skjermbildet, og prosessen er nøyaktig den samme for både TBSM (The basic shift & manning) og ABSM (Activity based shift & manning):

Du kan registrere alle personer på samme vakt i én operasjon (i dette eksempelet alle som starter sin første vakt kl. 18:00 etter å ha kommet om bord).

Hvis du har et to-vaktssystem om bord, gjør du den samme operasjonen to ganger (men med forskjellig starttid for arbeidsplanen).

Merk: En arbeidsplan starter alltid med en arbeidsperiode.

Tilleggsregistrering (arbeid eller hvile) 

Ekstra timer kan legges til på to måter:   

1. Sjømannen legger inn selv (overtidstype + kommentar). Dette må kapteinen godkjenne.   

2. Kapteinen registrerer manuelt for én eller flere personer. 

  

Tillegg kan endres frem til rapporten er signert, og alle endringer logges og vises under fanen “Historikk for arbeidsgodkjenning”. 

Kapteinen kan registrere flere personer samtidig (f.eks. alle som starter vakt kl. 18:00). Arbeidstidsoversiktene (WS) vises i en oversikt, der brudd på regelverket fremheves med rød markering og varseltekst. 

NB! En arbeidstid starter alltid med en arbeidsperiode. Om to skift kommer ombord samtidig, får begge skift samme arbeidstid, men med forskjellige starttidspunkt.

 

Arbeidsplaner (Work Plans) 

Arbeidsplaner brukes når brudd har oppstått eller er i ferd med å oppstå, f.eks. ved skifte fra dag- til nattevakt, lange lasteoperasjoner, operasjonelle avvik, sykdom eller reisedag.   

Planene valideres automatisk, men kapteinen kan likevel godkjenne brudd dersom det er nødvendig og kortvarig.   

Fremtidsplanlegging 

Regelverket tillater ikke fremtidig generering av data. Derfor registreres arbeid/hvile kun automatisk ved dagens slutt (23:59). Likevel kan kapteinen bruke «Vis fremtid» og «Vis arbeidsplan» knappene for å se planlagte vakter.  Det er viktig å vite at disse bare er en visning av hvordan situasjonen vil se ut fremover i tid, og er ikke faktiske registreringer. 

Dokumentasjon 

En W&R-rapport må signeres av både sjømann og kaptein ved månedsslutt og ved reisens slutt. Før signering må alle avvik være avklart (godkjent eller avvist).   

Når kapteinen har signert, sendes rapporten til sjømannen for signatur. Dersom sjømannen er uenig, kan han avvise og stoppe prosessen.  Da går signeringsvarsel ut til Kapteinen igjen, og partene må diskutere og evt korrigere feilen før ny signeringsrunde. 

Alle ferdige rapporter arkiveres, og både sjømann og kaptein har oversikt over status.   

 

Signatur 

Alle ansatte må opprette en digital signatur i profilen sin. Det anbefales å gjøre dette på mobil eller nettbrett for best resultat.  Dette gjøres ved å klikke på brukernavnet ditt oppe i høyre hjørne av skjermen, og klikke på profilinnstillinger. 

 

Spesialtilfeller 

- Feil arbeidstidsoversikt: Kan tildeles på nytt og tilbakedateres, så lenge rapporten ikke er signert.  Om det er registrert manuelle timer (overtid) i tidsrommet du ønsker å endre, vil du få et varsel om at disse timene må fjernes før du kan gjennomføre endring av arbeidstidsoversikt. Alle slike endringer logges i “historikk for arbeidsgodkjenning”. 

- Forlenget opphold: Kaptein kan åpne rapporten på nytt og utvide planen. 

- Rapport ikke signert før avreise: Kapteinen signerer først, rapporten får status «Admin Signed», og sjømannen kan signere hjemmefra.  Viktig at man påminner ansatte med manglende signatur, slik at de ikke starter opp en ny ombordperiode uten å ha signert den forrige. 

• Related Articles

• ℹ️ Introduksjon til Arbeids-og Hviletidsmodulen

  Arbeids- og hviletidsmodul Hviletidsmodulen er utviklet for å dekke kravene til fartøyavdelinger (ikke landbaserte avdelinger). Kravene bygger på norsk lovgivning, slik de er beskrevet og referert av Sjøfartsdirektoratet. Hensikten er at mannskapet ...