Arbeids- og Hviletidsmodul

Arbeids- og hviletidsmodul 

Bakgrunn 

Hviletidsmodulen er utviklet for å dekke kravene til fartøyavdelinger (ikke landbaserte avdelinger). Kravene bygger på norsk lovgivning, slik de er beskrevet og referert av Sjøfartsdirektoratet: **Regelverket om hviletid**. 

Hensikten er at mannskapet om bord skal kunne registrere sine arbeidstimer og hviletimer, samt fylle ut og signere de pålagte rapportene, på en logisk og effektiv måte. Vi har lagt vekt på å gjøre automatiserte løsninger både realistiske og funksjonelle, og tilrettelegger for papirløse prosesser hvor ingenting behøver å skrives ut. 

Arkivfunksjonaliteten ligger i samme modul, slik at man aldri skal måtte lete etter dokumenter andre steder. Det finnes ett arkiv for den enkelte sjømann, og ett arkiv for fartøyets administrasjon, som må ha oversikt og følge opp alle om bord. 

 

Arbeid og Hvile – Forskjellen mellom Arbeidstidsoversikter og Arbeidsplaner

Arbeidstidsoversikter (AT)

Formål: Definere det normale og gjentakende arbeid/hvile-mønsteret for en stilling eller person om bord.

Struktur: Viser et vaktmønster (f.eks. 6–6, dagskift, nattskift).

Tidsbehandling: Basert på timer fra første vakt, ikke faktiske klokkeslett.

Bruk: Tildeles når mannskapet går om bord; genereres automatisk hver dag.

👉 Tenk på en Arbeidstidsoversikt som grunnmønsteret for daglige operasjoner.

Arbeidsplaner (AP)

Formål: Håndtere midlertidige avvik fra den normale Arbeidstidsoversikten.

Struktur: Dato-spesifikk plan med nøyaktig start- og sluttid.

Tidsbehandling: Følger de faktiske klokkeslettene om bord.

Bruk: Opprettes når det normale mønsteret ikke gjelder (f.eks. overtid, reisedag, mannskapsbytte).

👉 Tenk på en Arbeidsplan som verktøyet for å håndtere unntak, som samtidig sikrer etterlevelse av regelverket.

Hvorfor Arbeidsplaner er viktige

Etterlevelse av regelverk

Av og til må mannskapet arbeide flere timer enn det som er tillatt i Arbeidstidsoversikten.

En Arbeidsplan gjør det mulig å justere mønstre slik at hvilekravene kan respekteres i de påfølgende dagene.

Fleksibilitet i virkelige situasjoner

Mannskapsbytter, hjemreisedager, havneanløp eller nødsituasjoner bryter ofte med den normale rytmen.

Arbeidsplaner gjør det mulig å registrere slike situasjoner uten å ødelegge integriteten til hovedplanen.

Nøyaktighet i rapportering

Siden Arbeidsplaner følger faktiske klokkeslett, gir de et presist grunnlag for revisjoner og inspeksjoner.

Dette sikrer at rapporter for arbeid og hvile forblir gyldige og pålitelige.

Hvorfor vi har implementert Arbeidsplaner

For å gi administratorer og offiserer en trygg måte å midlertidig overstyre Arbeidstidsoversikter uten å endre grunnmønsteret.

For å sikre at unntak dokumenteres tydelig, og at revisjonsspor holdes ryddig.

For å hjelpe fartøy med å raskt komme tilbake i samsvar etter risiko for brudd (f.eks. ved å justere hvile/arbeid påfølgende dag).

For å støtte papirløse prosesser hvor både mannskap og administratorer kan håndtere både normale og ekstraordinære tilfeller i samme system.

⚓ Kort oppsummert:

Arbeidstidsoversikter = standardmønsteret (forutsigbart, gjentakende).

Arbeidsplaner = unntakshåndtereren (midlertidige, sanntidsjusteringer).

Funksjonalitet 

Hviletidsmodulen er tett integrert med bemanningsmodulen. Bemanningsmodulen har to varianter – aktivitetsbasert og reisebasert. Vi har valgt å behandle dem nesten likt, fordi mannskapet skal kunne jobbe på samme måte uavhengig av hvilken type fartøy de tjenestegjør på. 

I begge tilfeller må en person være bekreftet om bord før vedkommende kan tildeles en arbeidstidsoversikt (WS – Work Schedule, dvs. vaktmønsteret). Denne genereres automatisk hver dag kl. 23:59 for den foregående dagen. Dermed er det svært lite behov for manuell registrering, med unntak av overtid eller endringer i vaktmønsteret. 

 

Administrasjonsflyt 

1. En administrator (enten kontorpersonell eller kaptein/styrmann) setter opp ulike maler for arbeidstidsoversikter (WS) i administrasjonsdelen. Malene får navn, og det markeres arbeidstid eller hviletid på tidslinjen.   

 

> **Merk:** Tidslinjen gjenspeiler ikke faktiske klokkeslett, men timer fra start på første vakt.   

 

For eksempel, om man jobber 6–6, lager man kun én mal, og legger på starttidspunktet når arbeidstidsoversikten senere tildeles personer. Det er lurt å navngi malene presist, slik at det er tydelig for alle (eksempel: Dagvakt, Nattvakt, SeksAvSeksPå, Byssa).   

2. Administrator kan også opprette arbeidsplaner (WP – Work Plan) som håndterer avvik fra normal drift, f.eks. ekstra arbeidstimer som bryter hviletidsregler, eller en «reise-hjem-dag». Ved å tildele mannskapet en arbeidstidsplan (WP) siste dag ombord, kan man legge inn bare vaktene som faktisk arbeides før mannskapet reiser på fri, og dermed sikre at ikke hele døgnet registreres i den signerte hviletidsrapporten. 

MERKNAD: Når man setter opp en arbeidsplan (WP), så må man også legge til en påfølgende arbeidstidsoversikt (WS). Dette for å ha noe å “falle tilbake på” hvis den ansatte likevel ikke forlater skipet (f.eks ved manglende avløser). Det anbefales derfor å legge inn den arbeidstidsoversikten som den ansatte fulgte før planlagt hjemreisedag. 

3. I tillegg definerer administrator overtidskategorier som merkes på alt ekstra arbeid.   

4. Til slutt må administrator angi hvilke stillinger i selskapet som skal registrere arbeid- og hviletid. Dette gjøres ved å huke av i admin-visningen per stilling (typisk maritimt mannskap inkludert bysse, men ikke eksternt servicepersonell).   

 

Ombord-administrasjon (Kaptein eller delegert) 

Før man ser personell i modulen, må de bekreftes om bord. Når dette er gjort, tildeles arbeidstidsoversiktene (WS) i Hviletidsmodulen.   

Kapteinen kan registrere flere personer samtidig (f.eks. alle som starter vakt kl. 18:00). Arbeidstidsoversiktene (WS) vises i en oversikt, der brudd på regelverket fremheves med rød markering og varseltekst.   

 

Tilleggsregistrering (arbeid eller hvile) 

Ekstra timer kan legges til på to måter:   

1. Sjømannen legger inn selv (overtidstype + kommentar). Dette må kapteinen godkjenne.   

2. Kapteinen registrerer manuelt for én eller flere personer. 

  

Tillegg kan endres frem til rapporten er signert, og alle endringer logges og vises under fanen “Historikk for arbeidsgodkjenning”.  NB! En arbeidstid starter alltid med en arbeidsperiode. Om to skift kommer ombord samtidig, får begge skift samme arbeidstid, men med forskjellige starttidspunkt.

 

Arbeidsplaner (Work Plans) 

Arbeidsplaner brukes når brudd har oppstått eller er i ferd med å oppstå, f.eks. ved skifte fra dag- til nattevakt, lange lasteoperasjoner, operasjonelle avvik, sykdom eller reisedag.   

Planene valideres automatisk, men kapteinen kan likevel godkjenne brudd dersom det er nødvendig og kortvarig.   

 

Fremtidsplanlegging 

Regelverket tillater ikke fremtidig generering av data. Derfor registreres arbeid/hvile kun automatisk ved dagens slutt (23:59). Likevel kan kapteinen bruke «Vis fremtid» og «Vis arbeidsplan» knappene for å se planlagte vakter.  Det er viktig å vite at disse bare er en visning av hvordan situasjonen vil se ut fremover i tid, og er ikke faktiske registreringer. 

 

Dokumentasjon 

En W&R-rapport må signeres av både sjømann og kaptein ved månedsslutt og ved reisens slutt. Før signering må alle avvik være avklart (godkjent eller avvist).   

Når kapteinen har signert, sendes rapporten til sjømannen for signatur. Dersom sjømannen er uenig, kan han avvise og stoppe prosessen.  Da går signeringsvarsel ut til Kapteinen igjen, og partene må diskutere og evt korrigere feilen før ny signeringsrunde. 

Alle ferdige rapporter arkiveres, og både sjømann og kaptein har oversikt over status.   

 

Signatur 

Alle ansatte må opprette en digital signatur i profilen sin. Det anbefales å gjøre dette på mobil eller nettbrett for best resultat.  Dette gjøres ved å klikke på brukernavnet ditt oppe i høyre hjørne av skjermen, og klikke på profilinnstillinger. 

 

Spesialtilfeller 

- Feil arbeidstidsoversikt: Kan tildeles på nytt og tilbakedateres, så lenge rapporten ikke er signert.  Om det er registrert manuelle timer (overtid) i tidsrommet du ønsker å endre, vil du få et varsel om at disse timene må fjernes før du kan gjennomføre endring av arbeidstidsoversikt. Alle slike endringer logges i “historikk for arbeidsgodkjenning”. 

- Forlenget opphold: Kaptein kan åpne rapporten på nytt og utvide planen. 

- Rapport ikke signert før avreise: Kapteinen signerer først, rapporten får status «Admin Signed», og sjømannen kan signere hjemmefra.  Viktig at man påminner ansatte med manglende signatur, slik at de ikke starter opp en ny ombordperiode uten å ha signert den forrige. 

• Related Articles

• Arbeids- og Hviletid – Brukerveiledning for administrator

  Arbeids og Hviletid – Funksjonalitetsbeskrivelse Bakgrunn Modulen for Arbeid og Hvile (A&H) er utviklet for fartøyavdelinger (ikke landbaserte avdelinger). Den oppfyller kravene i norsk lovgivning, slik de er beskrevet av Sjøfartsdirektoratet ...

• Skift og Bemanning – Brukerveiledning

  1. Formål Formålet med Skift og Bemanningsmodulen er å effektivt administrere og opprettholde en oppdatert mannskapsliste for en maritim eller lignende virksomhet. Dette systemet betjener flere nøkkelroller: Sanntids Mannskapsliste Systemet gir en ...

• ℹ️ Introduksjon til skift og bemanning

  Vårt spesialutviklede bemanningssystem for fartøy er designet for å sikre en sømløs, trygg og effektiv drift av skip. Systemet tilbyr omfattende funksjoner som gjør det enkelt å administrere mannskapslogistikk, rotasjoner, kvalifikasjoner og ...

• Rettighetsredigering

  Merk: Denne artikkelen er ufullstendig! Følg med for mer innhold... Vi oppdaterer artiklene våre kontinuerlig. 1. Introduksjon og bakgrunn Rettighetsredigering lar deg manuelt kontrollere hvilke rettigheter eller tilgangsrettigheter en ...

• ℹ️ Introduksjon til avviksmodulen

  Avviksmodulen er designet for å hjelpe fartøy og landbaserte selskaper med å håndtere og rapportere avvik på en systematisk, sikker og effektiv måte. Modulen er et brukervennlig verktøy for å rapportere og følge opp uønskede hendelser, avvik og ...